src/help/ExternalFiles.html

   1 <html xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml">
   2
   3 <body text="#275856">
   4     <basefont size="4" color="#2F4958" face="arial" />
   5
   6     <h1>PDF/PS/URL/DOI links in JabRef</h1>
   7
   8     <p><b>Note:</b> JabRef 2.3
   9     and later versions offer an <a href="FileLinks.html">improved
  10     system for external file links</a>.</p>
  11
  12     <p>JabRef lets you link up your entries with PDF or PS files
  13     stored on your system, as well as links to the document on the
  14     web in the form of an URL or a DOI identifier.</p>
  15
  16     <h2>Setting up external viewers</h2>
  17
  18     <p>The program has to know
  19     which external viewers to use for PDF, PS and web pages. These
  20     are by default set to values that probably make sense for your
  21     operating system, so there's a fair chance you don't have to
  22     change these values.</p>
  23
  24     <p>To change the external viewer settings, go to <b>Options
  25     -&gt; Preferences -&gt; External programs</b>.</p>
  26
  27     <h2>Opening external files or links</h2>
  28
  29     <p>There are several ways
  30     to open an external file or web page. In the entry editor, you
  31     can double click on the text field containing the file name,
  32     DOI or URL. In the entry table you can select an entry and use
  33     the menu choice, keyboard shortcut or the right-click menu to
  34     open the file or web page. Finally, you can click on a PDF, PS,
  35     URL or DOI icon.</p>
  36
  37     <p>By default the entry table will contain two columns with
  38     icons for those entries that link to external files and URLs.
  39     You can disable any of these in <b>Preferences -&gt; Table</b>.
  40     The second column of the entry table shows icons for PDF or PS
  41     files (only PDF if both are present), and the third column
  42     shows icons for URL or DOI (only URL if both are present). You
  43     open the file or web page by clicking on an icon.</p>
  44
  45     <p><b>Note:</b> If the PS field does not appear in the entry
  46     editor (in the 'General' panel), you may have to
  47     <a href="GeneralFields.html">customize the entry types of the
  48     general fields</a>.</p>
  49
  50     <h2>The main PDF and PS directories</h2>
  51
  52     <p>JabRef makes it easy to
  53     link PDF and PS files to your entries. To take advantage of
  54     this, you have to indicate in <b>Options -&gt; Preferences
  55     -&gt; External programs</b> your main PDF and PS directories.
  56     All PDF and PS files that are stored in or below each of these
  57     directories will be referred to with a relative path by JabRef,
  58     making it easy for you if you need to move the PDF and PS
  59     directories, or if several users use the same database from
  60     different network places.</p>
  61
  62     <p>Additionally, if you give your PDF and PS files names that
  63     correspond to the relevant entry's bibtex key (plus '.pdf' or
  64     '.ps'), JabRef will be able to search your main directories and
  65     its subfolders for the correct PDF and PS. Once the
  66     correctly-named PDF or PS is in place you access this function
  67     by clicking the 'Auto' button next to the PDF and PS fields in
  68     the entry editor. If the PDF or PS is found, the field will
  69     immediately be set.</p>
  70
  71     <p>If you name a PDF or PS file as mentioned, you can also open
  72     the file without setting the PDF or PS field of the entry at
  73     all. The downside is that the PDF or PS icon will not appear in
  74     the table unless you do (manually or with the 'Auto'
  75     button).</p>
  76
  77     <h2>The database-specific PDF and PS directories</h2>
  78
  79     <p>You can set PDF and PS directories specific to a database
  80     (<b>File -&gt; Database properties</b>). These directories will
  81     supersede the main directories.</p>
  82
  83     <h2><a name="RegularExpressionSearch"
  84        id="RegularExpressionSearch">Using Regular Expression Search
  85        for Auto-Linking</a></h2>
  86
  87     <p>In the previous sections JabRef's auto-linking feature was
  88     described: If you choose names for your files corresponding to
  89     the bibtex-key + plus the extension, JabRef will automatically
  90     be able to find it.</p>
  91
  92     <p>Since JabRef 2.2 it is now possible to have greater
  93     flexibility in the naming scheme by using regular expression
  94     for the search. In most cases it should not be necessary though
  95     to adapt the given default.</p>
  96
  97     <p>If you open the external preferences (Options -&gt;
  98     Preferences -&gt; External Programs) you will find an option
  99     called "Use Regular Expression Search". Checking this option
 100     will allow you to enter your own regular expression for search
 101     in the PDF directories.</p>
 102
 103     <p>The following syntax is understood:</p>
 104
 105     <ul>
 106         <li><code>*</code> - Search in all immediate all
 107         subdirectories excluding the current and any deeper
 108         subdirectories.</li>
 109
 110         <li><code>**</code> - Search in all subdirectories
 111         recursively AND the current directory.</li>
 112
 113         <li><code>.</code> and <code>..</code> - The current
 114         directory and the parent directory.</li>
 115
 116         <li><code>[title]</code> - All expressions in square
 117         brackets are replace by the corresponding field in the
 118         current entry</li>
 119
 120         <li><code>[extension]</code> - Is replaced by the
 121         file-extension of the field you are using.</li>
 122
 123         <li>All other text is interpreted as a regular expression.
 124         But caution: You need to escape backslashes by putting two
 125         backslashes after each other to not confuse them with the
 126         path-separator.</li>
 127     </ul>
 128
 129     <p>The default for searches is
 130     <code>**/.*[bibtexkey].*\\.[extension]</code>. As you can see
 131     this will search in all subdirectories of the extension-based
 132     directory (for instance in the PDF directory) for any file that
 133     has the correct extension and contains the Bibtex-key
 134     somewhere.</p>
 135 </body>
 136 </html>