src/help/FileLinks.html

   1 <html xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml">
   2
   3 <body text="#275856">
   4     <basefont size="4" color="#2F4958" face="arial" />
   5
   6     <h1>File links in JabRef</h1>
   7
   8     <p>JabRef lets you link up your
   9     entries with files of any type stored on your system, as well
  10     as links to the document on the web in the form of an URL or a
  11     DOI identifier. Each entry can have an arbitrary number of file
  12     links, and each linked file can be opened quickly from JabRef.</p>
  13
  14     <p>In BibTeX terms, the file links of an entry are encoded in a
  15     single field. However, from within JabRef they appear as an
  16     editable list of links accessed from the entry editor along
  17     with other BibTeX fields.</p>
  18
  19     <h2>Setting up external file types</h2>
  20
  21     <p>For each file link, a
  22     file type must be chosen, to determine what icon should be used
  23     and what application should be called to open the file. The
  24     list of file types can be viewed and edited by choosing
  25     <b>Options -&gt; Manage external file types</b>, or by clicking
  26     the <b>Manage external file types</b> button in the <b>External
  27     programs</b> tab of the Preferences dialog.</p>
  28
  29     <p>A file type is specified by its name, a graphical icon, a
  30     file extension and an application to view the files. On
  31     Windows, the name of the application can be omitted in order to
  32     use Window's default viewer instead.</p>
  33
  34     <h2>Adding external links to an entry</h2>
  35
  36     <p>If the "file" field
  37     is included in <a href="GeneralFields.html">General fields</a>,
  38     you can edit the list of external links for an entry in the
  39     <a href="EntryEditorHelp.html">Entry editor</a>. The editor
  40     includes buttons for inserting, editing and removing links, as
  41     well as buttons for reordering the list of links.</p>
  42
  43     <p>If you have a file within or below your file directory (set
  44     up in <b>Preferences -&gt; External programs -&gt; External
  45     file links -&gt; Main file directory</b>) with an extension
  46     matching one of the defined external file types, and a name
  47     containing a BibTeX entry's BibTeX key, the file can be
  48     autolinked by clicking on the <b>Auto</b> button in the entry
  49     editor. The rules for which file names can be autolinked to a
  50     BibTeX key can be set up in <b>Preferences -&gt; External
  51     programs -&gt; External file links -&gt; Use regular expression
  52     search</b>.</p>
  53
  54     <p>If you want to download a file and link to it from a BibTeX
  55     entry, you can do this by clicking the <b>Download</b> button
  56     in the entry editor. A dialog box will appear, prompting you to
  57     enter the URL. The file will be downloaded to your main file
  58     directory, named based on the entry's BibTeX key, and finally
  59     linked from the entry.</p>
  60
  61     <h2>Opening external files</h2>
  62
  63     <p>There are several ways to open
  64     an external file or web page. In the entry table you can select
  65     an entry and use the menu choice, keyboard shortcut or the
  66     right-click menu to open an entry's first external link.
  67     Alternatively, if the entry table is set up to show the
  68     <b>file</b> column (set up in <b>Preferences -&gt; Entry table
  69     -&gt; Special table columns -&gt; Show file column</b>), you
  70     can click on the file icon to open an entry's first link. To
  71     access any of an entry's links, click on the icon with the
  72     right mouse button (or <b>Ctrl-click</b> on Max OS X) to bring
  73     up a menu showing all links.</p>
  74 </body>
  75 </html>